Cómo reducir las compras de repuestos de emergencia

Cuando un equipo crítico deja de funcionar, la búsqueda del repuesto suele empezar de inmediato.

Un técnico necesita la pieza.

El equipo de compras empieza a llamar a proveedores.

Alguien revisa facturas antiguas.

Otra persona busca en internet.

Luego viene la espera:

¿Está disponible?

¿Cuánto tardará?

¿Hay otro proveedor?

¿Se puede fabricar?

Para las empresas que dependen de sus equipos para operar, este enfoque reactivo puede volverse costoso y consumir mucho tiempo.

La buena noticia es que muchas situaciones de abastecimiento de emergencia pueden reducirse con una mejor planificación.

Por qué ocurre el abastecimiento de piezas de emergencia

El abastecimiento de emergencia rara vez tiene una sola causa.

Suele surgir de una combinación de:

• Fallas de equipos no planificadas
• Componentes descontinuados
• Registros de inventario inexactos
• Tiempos de entrega largos de los proveedores
• Piezas de bajo volumen
• Demanda impredecible
• Pocas opciones de proveedores
• Falta de documentación de los repuestos

Una empresa puede gestionar de forma excelente el inventario de sus componentes comunes y aun así ser vulnerable a una sola pieza difícil de conseguir.

El costo real de una pieza de emergencia

El costo de un repuesto de emergencia no es necesariamente el precio del componente.

Considere todo lo que puede ocurrir a su alrededor.

Envío urgente

Una pieza que normalmente cuesta $50 puede salir mucho más cara cuando se necesita entrega al día siguiente.

Técnicos inactivos

Un técnico puede quedar esperando un componente antes de completar una reparación.

Equipos fuera de servicio

El propio equipo puede seguir sin estar disponible.

Tiempo administrativo

Los equipos de compras pueden pasar horas contactando a varios proveedores.

Impacto en el cliente

Para las empresas de servicio, los retrasos pueden afectar al cliente que espera la reparación.

El resultado es que un componente relativamente económico puede generar un costo operativo mucho mayor.

Paso 1: identifique sus piezas de emergencia recurrentes

Empiece por su historial de servicio y de compras.

Busque los componentes que han generado situaciones de abastecimiento urgente una y otra vez.

Cree una lista que incluya:

• Descripción de la pieza
• Equipo o aplicación
• Cantidad usada
• Frecuencia de uso
• Tiempo de entrega habitual
• Proveedor
• Proveedores alternativos
• Inventario actual
• Dificultad de abastecimiento

Los patrones suelen ser más fáciles de ver una vez que la información está organizada.

Paso 2: separe las piezas comunes de las críticas

No todos los componentes requieren el mismo nivel de planificación.

Una pieza de uso común con varios proveedores puede ser fácil de reponer.

Un componente de bajo volumen con una sola fuente disponible puede representar un riesgo mucho mayor.

Considere clasificar los componentes en grupos como:

Rutinarias

Fáciles de conseguir y disponibles con regularidad.

Importantes

De uso frecuente o necesarias para reparaciones comunes.

Críticas

El equipo no puede operar sin ellas.

Difíciles de conseguir

Pocos proveedores, tiempos de entrega largos o disponibilidad descontinuada.

Esta clasificación puede ayudar a definir por dónde empezar la planificación del inventario.

Paso 3: conozca su tiempo de reposición

Una de las preguntas más útiles es:

¿Cuánto tardaríamos en reponer esta pieza si nuestro inventario actual llegara a cero?

La respuesta debe considerar todo el proceso.

No solo el tiempo de fabricación.

Considere también:

• Tiempo de respuesta del proveedor
• Tiempo de producción
• Verificación de calidad
• Envío
• Aduanas, cuando aplique
• Recepción
• Procesamiento interno

Un componente con un tiempo de producción de tres días aún puede tardar dos semanas en llegar al cliente.

Paso 4: defina un punto de reposición

Esperar a que el inventario llegue a cero suele ser lo que crea una emergencia.

En su lugar, establezca un punto de reposición.

Por ejemplo:

Inventario actual: 20 unidades

Uso mensual promedio: 8 unidades

Tiempo estimado de reposición: 30 días

En lugar de esperar a que queden cero unidades, la empresa podría fijar un punto predeterminado en el que comienza la siguiente orden de producción o de compra.

El umbral exacto debe basarse en la demanda real y en el tiempo de entrega.

Paso 5: tenga una alternativa para las piezas difíciles de conseguir

Algunos componentes no se pueden volver a pedir simplemente al proveedor habitual.

Para estas piezas, las empresas pueden evaluar alternativas como:

• Un proveedor secundario
• Fabricación a la medida
• Producción planificada
• Mantener un inventario estratégico
• Fabricar cantidades más pequeñas por adelantado
• Combinar requerimientos recurrentes en una producción programada

El objetivo es evitar descubrir que no hay ninguna opción disponible después de que el equipo ya se detuvo.

Paso 6: documente las piezas que podría necesitar reproducir

Esto es especialmente importante para componentes a la medida o descontinuados.

Si una empresa tiene una pieza física pero no tiene información técnica organizada, cada pedido futuro puede convertirse en un nuevo ejercicio de abastecimiento.

Conservar la información disponible, como:

• Medidas
• Planos
• Fotos
• Materiales
• Especificaciones
• Aplicación
• Información de producciones anteriores

puede facilitar mucho la gestión de futuros pedidos de repuestos.

Paso 7: considere la producción planificada

No todas las piezas a la medida tienen que fabricarse cada vez que ocurre una reparación.

Si un componente se requiere una y otra vez, la empresa puede evaluar producir por adelantado una cantidad planificada.

Por ejemplo:

En lugar de:

Reparación → Búsqueda → Abastecimiento → Fabricación → Envío

el proceso puede convertirse en:

Inventario → Reparación → Reposición

Ese cambio puede mejorar de forma importante la previsibilidad.

Un marco sencillo para prevenir el abastecimiento de emergencia

Donde se unen las soluciones de inventario y la fabricación

La gestión de inventario y la fabricación de piezas no tienen por qué ser estrategias separadas.

Para ciertos componentes, la solución más práctica puede ser:

Fabricar → Almacenar → Usar → Reponer

Para otros:

Conseguir → Almacenar → Usar → Volver a pedir

Y para los componentes de baja demanda:

Identificar la necesidad → Fabricar cuando se requiera

El modelo correcto depende de la pieza y del negocio.

Cómo puede ayudarle Parts Cloud International

Parts Cloud International ayuda a las empresas a resolver retos de repuestos mediante una combinación de:

• Repuestos a la medida
• Fabricación de piezas a la medida
• Abastecimiento de piezas
• Soluciones de inventario

Trabajamos con empresas de distintas industrias, entre ellas:

• Equipos de café
• Equipos de bebidas
• Máquinas expendedoras
• Automotriz
• Electrodomésticos
• Equipos industriales
• Servicios de reparación y mantenimiento

Ya sea que necesite resolver una escasez inmediata de piezas o construir una estrategia de suministro más predecible, el primer paso es entender qué necesita, con qué frecuencia lo necesita y qué tan difícil es obtenerlo.