Cómo una empresa de servicio de equipos mejoró la disponibilidad de piezas al pasar de las compras reactivas a una estrategia de inventario más organizada.
El problema: siempre buscando piezas a última hora
Una empresa responsable del servicio de equipos comerciales gestionaba sus repuestos con un proceso mayormente reactivo.
Cuando un cliente necesitaba una reparación, el equipo de servicio identificaba el componente requerido y luego empezaba a buscarlo.
A veces la pieza estaba disponible de inmediato.
Otras veces había que contactar a varios proveedores, comparar tiempos de entrega o buscar una alternativa.
El problema se notaba sobre todo con equipos antiguos y componentes de bajo volumen.
La empresa se dio cuenta de que dedicaba demasiado tiempo a responder la misma pregunta:
“¿Dónde podemos encontrar esta pieza?”
De pedidos individuales a una visión más amplia
Tras revisar su historial de servicio, la empresa identificó un grupo de componentes que aparecían una y otra vez en sus reparaciones.
Las piezas variaban en:
- Tamaño
- Material
- Aplicación
- Frecuencia de demanda
- Cantidad requerida
- Disponibilidad
Algunas eran componentes comunes.
Otras eran difíciles de conseguir.
Unas pocas eran repuestos a la medida que no estaban disponibles de forma constante con los proveedores tradicionales.
En lugar de tratar cada requerimiento como una nueva compra, la empresa decidió construir una estrategia de inventario más estructurada.
La revisión del inventario
Parts Cloud International trabajó con la información disponible para identificar los tipos de componentes que podían beneficiarse de un inventario planificado.
La revisión se centró en tres preguntas básicas:
1. ¿Qué piezas se necesitan una y otra vez?
Los componentes que se solicitan con frecuencia pueden justificar mantener inventario en lugar de conseguirlos después de cada solicitud de servicio.
2. ¿Qué piezas son difíciles de obtener?
Un componente con un proceso de abastecimiento largo o impredecible puede generar un mayor riesgo operativo cuando no está disponible.
3. ¿Qué piezas deberían fabricarse por adelantado?
Para componentes a la medida o difíciles de conseguir, producir una cantidad planificada puede dar más disponibilidad cuando surjan futuras reparaciones.
Crear un inventario de piezas
Con base en los requerimientos previstos de la empresa, se estableció una estrategia de inventario inicial en torno a aproximadamente 20 componentes recurrentes.
El inventario incluyó una combinación de:
- Componentes de repuesto estándar
- Piezas fabricadas a la medida
- Componentes difíciles de conseguir
- Repuestos de bajo volumen
En lugar de esperar a que una reparación generara una necesidad urgente, la empresa pudo mantener en inventario ciertos componentes y reponerlos según su uso.
La diferencia entre tener stock y tener una estrategia
Tener piezas en un almacén no es necesariamente una estrategia de inventario.
El objetivo es entender:
¿Qué debemos mantener?
¿Cuántas unidades debemos mantener?
¿Cuándo debemos reponerlas?
¿Qué piezas debemos conseguir con proveedores?
¿Qué piezas debemos fabricar?
¿Qué componentes representan el mayor riesgo de suministro?
Estas preguntas ayudan a convertir el inventario de un gasto de almacenamiento en un recurso operativo.
El resultado
Durante los primeros seis meses, el programa representativo ayudó a la empresa a establecer un enfoque más organizado para aproximadamente 20 componentes de repuesto recurrentes.
La empresa reportó:
- Menos solicitudes de abastecimiento de última hora
- Mejor visibilidad de los componentes que se necesitan con frecuencia
- Reposición más predecible
- Mejor disponibilidad de ciertos repuestos
- Menos tiempo buscando componentes individuales
- Un proceso más claro para identificar futuras necesidades de inventario
El programa también creó un marco para agregar nuevos componentes a medida que cambiaba la demanda de servicio.
Los detalles y las cifras del proyecto son representativos y se modificaron para proteger la confidencialidad del cliente.
Por qué importa el inventario cuando las piezas son difíciles de encontrar
Un problema de repuestos puede convertirse muy rápido en un problema de inventario.
Si un componente tarda varias semanas en conseguirse, esperar a que el equipo falle puede ser demasiado tarde.
Para las empresas responsables de mantener equipos, el costo de no tener una pieza puede ir más allá del precio del propio componente.
Puede afectar:
- La programación de técnicos
- Los plazos de reparación
- La disponibilidad de los equipos
- El servicio al cliente
- Las compras de emergencia
- Los costos de envío
- La planificación operativa
Por eso, los repuestos críticos deben evaluarse según su disponibilidad e importancia operativa, no solo por su precio de compra.
Un modelo de inventario más flexible
No todas las piezas necesitan mantenerse en grandes cantidades.
Una estrategia de inventario eficaz puede combinar distintos enfoques.
Mantener en stock
Para componentes con demanda predecible y uso frecuente.
Fabricar bajo demanda
Para componentes que se necesitan con menos frecuencia pero que pueden producirse cuando se requieran.
Mantener stock estratégico
Para piezas difíciles de conseguir o con tiempos de entrega más largos.
Reponer según el uso
Para componentes recurrentes cuya demanda histórica puede guiar las cantidades futuras.
El enfoque adecuado depende de los requerimientos específicos del negocio y de los equipos.
Soluciones de inventario para múltiples industrias
Parts Cloud International puede apoyar requerimientos de inventario en industrias como:
- Equipos de café
- Máquinas expendedoras
- Equipos de bebidas
- Automotriz
- Electrodomésticos
- Equipos industriales
- Equipos de servicio de alimentos
- Servicios de reparación y mantenimiento
El objetivo no es simplemente almacenar piezas.
Es ayudar a las empresas a crear una forma más confiable de conseguir, fabricar, organizar y reponer los componentes que necesitan.
Cómo puede ayudarle Parts Cloud International
Parts Cloud International puede ayudar a las empresas a evaluar sus requerimientos de repuestos y a desarrollar un enfoque de inventario según sus necesidades operativas.
Según la aplicación, esto puede incluir:
- Abastecimiento de repuestos
- Fabricación de piezas a la medida
- Producción planificada
- Gestión de inventario
- Planificación de reposición
- Soporte para componentes difíciles de conseguir
¿Dedica demasiado tiempo a buscar las mismas piezas?
Revisemos sus requerimientos recurrentes de repuestos e identifiquemos oportunidades para construir una estrategia de inventario más confiable.
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